les délibérations de la Cnil concernant le système SCOLARITé


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date de publication : jeudi 1er mars 2007


Par sa délibération N° 93-074 du 07 septembre 1993, la Cnil avait émis un avis favorable à un projet d’arrêté du ministre de l’éducation nationale portant création de “SCOLARITE”, traitement automatisé d’informations nominatives concernant les élèves du second degré [1]. En fait, l’arrêté du 22 septembre 1995 créant le système “SCOLARITE” s’appuie sur la délibération précédente modifiée par la délibération N° 95-098 du 11 juillet 1995 qui autorise la remontée des informations jusqu’au ministère.

Par la suite, divers aménagements ont été demandés par le ministère et validés par la Cnil.

[Première publication le 1er mars 2007, revue le 13 juillet 2007]

Délibération 93-074 du 07 septembre 1993, portant avis sur la mise en oeuvre, par le ministre de l’éducation nationale, du traitement automatisé d’informations nominatives dénommé "SCOLARITé" dans sa version définitive.

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés,

Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et notamment ses articles 15, 27, 31 ;
Vu la loi n° 89-486 du 10 juillet 1989 dite loi d’orientation sur l’éducation ;
Vu la loi du 17 octobre 1919 et l’ordonnance du 15 septembre 1944 relatives notamment à la législation spéciale aux départements d’Alsace et de Lorraine, ensembles la loi locale du 12 février 1873 sur l’enseignement et l’ordonnance du chancelier d’empire en date du 10 juillet 1873 ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l’application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;
Vu le décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié relatif aux établissements publics locaux d’enseignement ;
Vu le décret n° 86-164 du 31 janvier 1986 modifié portant organisation administrative et financière des établissements d’enseignement dont la responsabilité et la charge incombent entièrement à l’Etat et dispositions diverses applicables aux établissements d’enseignement du second degré municipaux ou départementaux ;
Vu sa délibération n° 86-115 du 2 décembre 1986 instituant la norme 29 relative "à la gestion administrative, comptable et pédagogique des écoles et des établissements d’enseignement secondaire du secteur public et du secteur privé" ;
Vu sa délibération n° 92-130 du 24 novembre 1992 portant avis sur la mise en oeuvre du traitement SCOLARITE ;
Vu le projet de décret en Conseil d’Etat pris en application de l’article 31 de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le projet d’arrêté présenté par le ministre de l’éducation nationale portant création du traitement automatisé d’informations nominatives relatif au pilotage et à la gestion des élèves du second degré portant sur les trois niveaux (établissement, académie, administration centrale) ;

Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET, Commissaire en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;

I - SUR LE PROJET D’ARRETE PORTANT CREATION DU TRAITEMENT ;

Considérant que le traitement présenté par le ministère de l’Education nationale, dénommé SCOLARITE, a pour objet d’assurer la gestion administrative, pédagogique et financière des élèves par les établissements publics du second degré, la gestion académique et l’établissement de statistiques par les rectorats et les directions départementales des services de l’éducation nationale, la gestion prévisionnelle et la mise en oeuvre d’études statistiques par l’administration centrale ;

Considérant que le système SCOLARITE est articulé autour de trois bases de données : la base élèves au niveau de l’établissement scolaire (BEE), la base élèves au niveau académique (BEA), la base centrale de pilotage (BCP) au niveau de l’administration centrale ;

Considérant que la création de ces trois bases répond aux besoins des différents utilisateurs pour l’exercice de leurs missions, telles qu’elles résultent des décrets susvisés, et de la loi du 10 juillet 1989 susvisée ;

Considérant que sont concernés les établissements publics locaux d’enseignement visés par le décret n° 85-924 du 30 août 1985 et les établissements d’enseignement dont la responsabilité et la charge incombent entièrement à l’Etat visés dans le décret n° 86-164 du 31 janvier 1986 ; que ces établissements demeurent, en vertu des textes réglementaires sus-mentionnés, des lieux d’exercice des compétences de l’Etat en matière d’éducation nationale et que les chefs de ces établissements ont à ce titre la qualité d’agents de l’Etat ; que le traitement SCOLARITE peut donc englober les établissements comme sites d’exploitation ;

Considérant que les données nominatives collectées dans la base élèves de l’établissement (BEE) sont les suivantes :

  • nom, prénom, sexe, date de naissance, département de naissance, commune de naissance, code majorité (O/N), code orphelin (O/N) ;
  • numéro matricule national, numéro provisoire de l’élève, numéro élève établissement ;
  • nationalité ;
  • adresse (cas des élèves majeurs), téléphone ;
  • responsables légaux : identité, nombre d’enfants, lien de parenté, adresse (cas des élèves mineurs), autorisation de communiquer l’adresse ;
  • personnes à contacter : identité, adresse, téléphone personnel, téléphone de l’employeur ;
  • catégorie socio-professionnelle du père et/ou de la mère ;
  • situation scolaire annuelle : division, formation, options ;
  • situation scolaire relative à l’année précédente : provenance (public, privé, académie, hors académie), numéro établissement, formation, métier, division, options ;
  • code bourse, régime ;
  • identité bancaire du responsable légal ;
  • voeux d’affectation (4) ;
  • enseignement religieux suivi par les élèves des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle ;

Considérant que les données nominatives exploitées dans la base élèves académique (BEA) sont les suivantes :

  • nom, prénom, sexe, date de naissance, département de naissance, commune de naissance, code orphelin (O/N) ;
  • numéro matricule national, numéro provisoire de l’élève ;
  • nationalité ;
  • adresse (élève ou responsable) ;
  • responsables légaux : lien de parenté ;
  • catégorie socio-professionnelle du père et/ou de la mère ;
  • situation scolaire annuelle : division, formation, options ;
  • situation scolaire relative à l’année précédente : provenance (public, privé, académie, hors académie), numéro d’établissement, formation, métier ;
  • code bourse, régime ;
  • voeux d’affectation (4) ;

Considérant que les données nominatives exploitées dans la base centrale de pilotage (BCP) ne concernent que les élèves inscrits dans les classes post-baccalauréat ; qu’elles sont relatives au :

  • département de naissance ;
  • numéro matricule ;
  • nationalité ;
  • codes bourses, régime ;
  • responsables légaux ;
  • catégories socio-professionnelles du père et/ou de la mère ;
  • situation scolaire annuelle : division, formation, options ;
  • situation scolaire relative à l’année précédente : provenance (public, privé, académie, hors académie), numéro d’établissement, formation, options ;
  • voeux d’affectation (4) ;

Considérant que les données concernant les élèves des classes post-baccalauréat sont destinées au suivi de l’étudiant assuré par le traitement SISE ;

Considérant que la collecte de la nationalité a pour seule finalité l’établissement de traitements statistiques ;

Considérant que ces informations sont pertinentes, adéquates et non excessives au regard des finalités poursuivies par le traitement ;

Considérant que sont destinataires des données gérées par l’établissement, dans la limite de leurs attributions :

  • le service administratif, le service d’intendance, les enseignants et l’équipe pédagogique de l’établissement ;
  • les maires des communes de résidence des élèves pour le contrôle de l’obligation scolaire ;
  • les conseillers d’information et d’orientation ;
  • les associations de parents d’élèves pour les adresses des parents ou des responsables légaux des élèves ayant autorisé la transmission de cette information ;
  • le rectorat ;
  • les parents d’élèves ;

Considérant que sont destinataires des données gérées par le rectorat :

  • le service statistique rectoral ;
  • les gestionnaires du rectorat ;
  • les gestionnaires des directions départementales des services de l’Education nationale ;
  • les parents d’élèves ;

Considérant que ces données seront conservées deux ans ; que ce délai permet de gérer l’année en cours et de préparer l’année scolaire suivante ;

Considérant que le droit d’accès prévu par l’article 34 de la loi de 1978 s’exerce auprès du chef d’établissement dans lequel l’élève est scolarisé ; qu’il peut également s’exercer auprès du rectorat auquel l’établissement de scolarisation de l’élève est rattaché ; qu’il appartient à chaque recteur de définir une procédure facilitant l’exercice de ce droit ;

Considérant que les sécurités prévues par le traitement sont satisfaisantes ;

Considérant que le dossier soumis à la CNIL prévoit que des établissements privés d’enseignement secondaire auront la possibilité d’adhérer au système SCOLARITE ; que cette adhésion d’un établissement privé d’enseignement secondaire devra faire l’objet d’un accord passé entre l’établissement et le recteur d’académie ; que cet accord devra indiquer qu’il appartiendra audit établissement non seulement de déclarer à la CNIL la mise en oeuvre d’un traitement propre de gestion de ses élèves mais également d’informer les personnes concernées de l’existence du traitement et des droits et obligations découlant de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, notamment sur les conditions de collecte des données nominatives, la nature des données traitées, les modalités d’exercice du droit d’accès, le recueil de l’accord exprès des intéressés pour les informations entrant dans le champ d’application de l’article 31 (cas d’un enseignement religieux éventuel au sein de l’établissement) ; que l’acte réglementaire portant création du traitement devra être complété pour inclure les précisions ci-dessus mentionnées ;

Considérant que le dossier prévoit également que le système SCOLARITE comporte des modules mis à disposition du chef d’établissement et destinés à faciliter la gestion quotidienne de l’établissement ; qu’au nombre de ces modules, figure celui permettant de gérer les associations périscolaires ; que cette application ne pourra être mise en oeuvre qu’avec l’accord explicite du responsable de l’association, aux termes duquel, il s’engagera d’une part, à déclarer à la CNIL le traitement automatisé mis en oeuvre et d’autre part, à informer les personnes concernées des droits et obligations découlant de la loi du 6 janvier 1978 et rappelés précédemment ;

II - SUR LE PROJET DE DECRET PRIS EN APPLICATION DE L’ARTICLE 31 DE LA LOI DU 6 JANVIER 1978 :

Considérant que la loi du 6 janvier 1978, dans son article 31, dispose qu’aucune donnée nominative faisant apparaître directement ou indirectement les origines raciales, ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, ou les appartenances syndicales des personnes, ne peut-être mise ou conservée en mémoire informatique, sauf accord exprès des intéressés ;

Considérant que l’alinéa 3 de l’article 31 précité prévoit qu’il peut être fait exception à cette interdiction pour des motifs d’intérêt public, sur proposition ou avis conforme de la Commission par décret en Conseil d’Etat ;

Considérant que le traitement SCOLARITE enregistre l’information relative à l’enseignement religieux suivi par les élèves des établissements publics des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle ;

Considérant que la Commission est saisie par le ministère de l’éducation nationale d’un projet de décret portant application au traitement SCOLARITE des dispositions de l’article 31 alinéa 3 précité ;

Considérant que l’enregistrement de l’enseignement religieux suivi par les élèves doit permettre aux chefs d’établissements concernés d’organiser l’enseignement religieux au même titre que les autres matières enseignées ; que le caractère obligatoire de cet enseignement résulte du statut particulier des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle,

  • Emet un avis favorable au projet d’arrêté du ministre de l’éducation nationale portant création de SCOLARITE, sous réserve qu’il soit complété en ce qui concerne les modalités d’adhésion des établissements privés au traitement SCOLARITE.
  • Emet un avis conforme sur le projet de décret présenté en application des dispositions de l’article 31 alinéa 3 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

Le Président, Jacques FAUVET.

La délibération précédente modifiée par la délibération N°95-098 du 11 juillet 1995, autorisant la remontée des informations jusqu’au ministère, a servi de base à l’arrêté créant le système “SCOLARITE”.

  • 95-098

Considérant que le système SCOLARITE est articulé autour de trois bases de données : la base élèves au niveau de l’établissement scolaire (BEE), la base élèves au niveau académique (BEA), la base centrale de pilotage (BCP) au niveau de l’administration centrale ;

Considérant que la modification soumise à l’avis de la Commission a pour objet d’autoriser la direction de l’évaluation et de la prospective (DEP) du ministère de l’éducation nationale à obtenir de la BEA des données sur la situation scolaire des élèves figurant dans le panel d’élèves qui fait l’objet de la délibération susvisée ;

Considérant que cette remontée d’informations est exclusivement destinée à l’élaboration de statistiques ;

Considérant que le projet d’arrêté soumis à la Commission doit être complété pour mentionner, à l’article 7, que les agents habilités de la DEP sont destinataires des informations nécessaires à l’accomplissement de leur mission ;

Des aménagements ont été validés par des délibérations ultérieures.

  • 97-059

la modification soumise à l’avis de la Commission a pour objet d’autoriser les établissements publics d’enseignement du second degré à transmettre, dès le mois de juillet, à la CAF, des certificats de scolarité concernant les élèves inscrits pour la rentrée de septembre ; les données transmises seront relatives au : nom, prénom, date de naissance de l’élève, nom et prénom de l’un des parents, commune de résidence ;

modifie l’article 1er de l’arrêté initial créant SCOLARITE :

"En vue du règlement de l’allocation de rentrée scolaire pour les élèves âgés de 16 à 18 ans, les Caisses d’allocations familiales sont destinataires des données suivantes : nom, prénom, date de naissance de l’élève, nom et prénom de l’un des parents, commune de résidence".

  • 98-093

concerne les bourses et la restauration scolaire ;

  • 02-069

- La première modification dont est saisie la Commission vise à modifier l’article 5b de l’arrêté susvisé de 1995, pour intégrer dans la base élèves académique, les informations relatives à l’adresse et à la commune de résidence de l’élève et de son responsable, provenant de la base élèves établissement (BEE). La connaissance de ces informations doit permettre de réaliser d’une part, des études statistiques sur les migrations des élèves et les déplacements domicile-école en vue de l’élaboration de la carte scolaire, d’autre part des enquêtes locales. La remontée de cette information est pertinente au regard de la finalité du traitement.

- La seconde modification envisagée concerne l’article 6 de l’arrêté initial et a pour objet d’autoriser les services statistiques des rectorats et la direction de la programmation et du développement, service statistique de l’administration centrale à conserver, dans leur base respective, les données pendant une durée n’excédant pas dix ans à compter de la date de leur recueil. Cette durée de conservation est justifiée par la nécessité d’évaluer à moyen et long terme les politiques éducatives mises en oeuvre. Les travaux qui seront ainsi réalisés s’inscrivent dans le cadre défini par la loi du 7 juin 1951. Ce délai est pertinent au regard de la finalité poursuivie.

- La troisième modification vise à intégrer, au titre des destinataires de la base académique (article 7b de l’arrêté 95), les directeurs des centres de formation d’apprentis pour les élèves entrant dans leur établissement. Les données transmises seront l’identifiant national élève(INE), le numéro de l’établissement fréquenté l’année précédente, les deux dernières classes fréquentées. Cette communication de données s’inscrit dans la mise en place d’un nouveau système d’information sur les formations des apprentis (SIFA), commun aux ministères de l’agriculture et de l’éducation nationale. Dans cette perspective, elle apparaît pertinente au regard de la finalité du traitement.

En outre, l’identifiant attribué à chaque élève par le ministère sera désormais dénommé "identifiant national élève" (I.N.E.).

Notes

[1] - Note du 8 février 2008

Les délibérations de la CNIL sont accessibles à partir de la page suivante du site Légifrance :
http://www.legifrance.gouv.fr/initR... ;
il suffit d’en connaître le numéro (par exemple 93-074).


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